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27.04.2020

Obacht bei der Auswahl von betrieblichen Kollaborations-Tools

Für viele Beschäftigte sind Videokonferenz-Systeme zum täglichen Arbeitswerkzeug geworden: Einer Umfrage des TÜV Rheinland unter 2.500 Menschen zufolge nutzen sie 43 Prozent häufiger als vor Beginn der Corona-Krise. Der Prüfdienstleister warnt jedoch davor, sich bei der Toolauswahl vom Design oder einfachen Prozessen blenden zu lassen. Stattdessen sollten Datenschutz und -sicherheit im Fokus stehen.

Bei der Nutzung täten sich derzeit insbesondere Anbieter hervor, mit denen man schnell und unkompliziert Meetings aufsetzen und Teilnehmer einladen kann. Dabei zeichneten sich diese Kollaborations-Tools vor allem dadurch aus, dass man keine aufwändigen Registrierungsprozesse vollziehen muss oder Freigaben von der hauseigenen IT benötigt. Mitunter ist der Komfortgewinn aber mit potenziellen Risiken verbunden.

Darauf wurde zunächst womöglich nicht genau genug geachtet: Der Umzug ins Homeoffice musste meist schnell gehen - auch in Unternehmen, die bisher noch wenig oder gar keine Erfahrungen damit gemacht haben. Die Firmen-IT hatte häufig nicht die Zeit, begleitende Maßnahmen einzuleiten, sagt Wolfgang Kiener vom TÜV Rheinland: "Vorhandene Kollaborationslösungen im Unternehmen sind oftmals nicht auf Anhieb für den flächendeckenden Einsatz im Homeoffice ausgerichtet." Man brauche Freigaben, Updates oder Erweiterungen der installierten Software.

Hinzu komme, dass Fehlermeldungen oder schlechte Verbindungen dazu verleiten können, auf vermeintlich unkompliziertere Lösungen zurückzugreifen. Bei geschäftsrelevanten Themen komme der Datenschutz bei ihnen teilweise jedoch viel zu kurz: "Hier besteht die Gefahr des Verlustes von Geschäftsgeheimnissen." So seien es beispielsweise oft die Hersteller selbst, die Daten in die USA übertragen, wo keine europäische Datenschutz-Grundverordnung greift.

Kiener kann nachvollziehen, dass Unternehmen in der aktuellen Situation dazu neigen, solche Programme einfach zu nutzen. "Allerdings spekulieren Hacker genau auf diesen Umstand und machen sich diesen zunutze." Nutzer seien daher gut beraten, sich bei der Installation dieser Programme die Datenschutzbestimmungen durchzulesen, bevor man diesen zustimmt.

Dieser Beitrag wurde erstellt von David Schahinian.