Thema der Woche

Elektronische Entgeltunterlagen

Mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz wird die elektronische Datenübermittlung zwischen Sozialversicherung und Unternehmen weiter ausgeweitet. Neben der verpflichtenden elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen für die Bundesagentur für Arbeit und die Rentenversicherung, soll in den Unternehmen auch die Führung der Entgeltunterlagen auf neue Beine gestellt werden.

Welche Unterlagen vorgehalten werden müssen, regelt die Beitragsverfahrensverordnung. Die Unterlagen sind Basis für die Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger, die die Beurteilung des Arbeitgebers in Bezug auf Versicherungspflicht und -freiheit sowie die zutreffende Beitragsberechnung und -abführung überprüft.

Mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz sollen diese Regelungen modernisiert werden. Die Führung der Entgeltunterlagen soll künftig ausschließlich digital erfolgen. Dazu gehören auch Unterlagen, die nicht vom Arbeitgeber selbst stammen, wie etwa Immatrikulationsbescheinigungen der Hochschulen, Erklärungen der Arbeitnehmer zur Beurteilung eines Minijobs oder die Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen. Diese müssen dann vom Arbeitgeber digitalisiert, also eingescannt werden.

Die digitalisierten Unterlagen sollen der Rentenversicherung in dieser Form auch für die Durchführung der Betriebsprüfung zur Verfügung gestellt werden. Die Details sollen die Sozialversicherungsträger in Absprache mit den Unternehmensverbänden regeln. Ein Inkrafttreten ist für den 01.01.2022 vorgesehen. Allerdings wird es noch Übergangsregelungen geben, die es den Unternehmen ermöglichen, auf Antrag beim Rentenversicherungsträger die Frist bis zum 01.01.2027 zu verlängern.

 


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